Если поставка разовая — на фиксированное количество товара по заранее известной цене — отдельная спецификация не нужна: всё можно прописать прямо в тексте договора. Спецификация становится необходимой, когда поставки идут регулярно, а конкретный товар, количество и цена каждой партии заранее не известны на момент подписания договора.
Логика простая: подписываете один договор поставки один раз — в нём согласованы общие условия (порядок оплаты, ответственность, гарантия, разрешение споров), а каждая конкретная партия товара оформляется отдельной спецификацией с перечнем позиций, количеством и ценой. Не нужно перезаключать весь договор заново при каждой новой поставке — только новое приложение. При таком заказе цена определяется по каждому счёту или спецификации отдельно, а не единой суммой на весь договор.
Договор поставки может предусматривать полную предоплату, оплату по факту поставки (постоплату) или частичную предоплату с доплатой остатка после получения товара. Отдельно фиксируется момент перехода права собственности на товар — от этого зависит, на какой из сторон лежит риск случайной гибели товара в пути.
На практике гарантийные условия описывают тремя способами: поставщик устанавливает собственный гарантийный срок и за свой счёт устраняет недостатки или заменяет товар в течение этого срока; действует гарантия производителя по документации изготовителя; либо стороны прямо договариваются, что гарантийного срока нет вовсе (это уместно, например, для сыпучих материалов и расходников, где сама категория товара делает гарантийный срок бессмысленным).
Отдельно договор должен фиксировать гарантию поставщика о том, что товар на момент передачи не заложен, не арестован и свободен от прав третьих лиц — тот же принцип чистоты прав, что и в других договорах купли-продажи.
Покупатель вправе предъявить претензию по явным (видимым сразу при приёмке) дефектам и несоответствию качества в согласованный срок. Если претензия обоснована, поставщик обязан за свой счёт заменить товар или устранить недостатки, а также возместить документально подтверждённые расходы покупателя, включая транспортировку. Обратная сторона: при необоснованном отказе покупателя от приёмки товара надлежащего качества расходы на возврат ложатся уже на покупателя.
Если поставка происходит партиями по спецификациям, к каждой поставке имеет смысл оформлять отдельный акт приёма-передачи — он фиксирует, что конкретная партия по конкретной спецификации реально передана и принята в указанном количестве и состоянии. При автоматической нумерации приложений первое из них — это сама спецификация, дальше добавляются акты к каждой поставке.
На Договор365 можно оформить рамочный договор поставки с выбором «оплата по спецификациям», а спецификацию и акт приёма-передачи к конкретной партии — как отдельные приложения в том же комплекте с автоподстановкой реквизитов сторон. Заполнить договор поставки, спецификацию к договору поставки или акт приёма-передачи отдельно.